Как правило тестовый доступ длится один месяц. На данном этапе сотрудники вуза могут составить мнение о соответствии контента специализированным требованиям, о качестве поисковых возможностей ресурса, оценить процесс регистрации в ресурсе. Это позволяет сократить до минимума дублирование традиционных и электронных вариантов источников. В период теста можно оценить функционал ресурса, его совместимость с устройствами в вузе/библиотеке, его совместимость с различными операционными системами и браузерами, как в вузе/библиотеке, так и удалённо. Организацией тестового доступа от вуза занимается библиотека. Способ подключения зависит от ресурса, обычно это подключение по IP-адресам. По окончании тестового периода мы предоставляем статистику использования, с учетом которой может быть принято решение о целесообразности подписки.

Далее происходит уточнение условий приобретения, с учетом планирования и освоения бюджета вуза на электронные ресурсы, обсуждение деталей предстоящей, оптимальной модели комплектования вузовской библиотеки. На этапе переговоров формируется цена ресурса для конкретного вуза, оговариваются условия его приобретения, сроки подключения, решаются вопросы, которые возникли в период тестового доступа. Также могут быть запланированы обучающие вебинары, курсы по использованию ресурса, его продвижению в вузе. Возможно составление проекта договора на приобретение ресурса, внесение в него корректировок по указанию вуза.

По запросу вуза мы высылаем персонализированное коммерческое предложение с указанием всех существенных условий приобретения ресурса: характеристики ресурса, модель приобретения (постоянное пользование или доступ на определённый период времени), стоимость, период использования, условия и способы подключения (например, из расчёта на одного пользователя или многопользовательский доступ).

Работа на данном этапе осуществляется контрактным отделом вуза, который разрабатывает документацию для закупки, осуществляет проверку поставщиков в соответствии с положением вуза о закупках. В случае проведения закупки у единственного поставщика мы согласовываем условия договора, предоставляем дополнительную документацию. При необходимости дорабатываем документы. Если приобретение проходит в порядке конкурсных процедур – вуз приобретает ресурс в условиях конкурентных закупок. В случае, если закупка у единственного правщика состоялась либо если мы прошли отбор победителя по результатам конкурсных процедур, осуществляется подписание договора на приобретение ресурса. В дальнейшем контрактный отдел вуза завершает оформление сделки и размещение необходимой документации в ЕИС Закупки. Оплата ресурса осуществляется согласно условиям заключенного договора.

Подключение может быть согласовано до или после оплаты. Мы извещаем библиотеку о начале доступа к ресурсу. С даты начала доступа начинается отсчет периода, в течение которого вуз подписан на ресурс (если это периодическая подписка). Как правило, это один год. В дальнейшем библиотека самостоятельно доводит до пользователей информацию о работе ресурса.

После подключения мы по согласованию с библиотекой/вузом проводим вводные обучающие вебинары по каждому ресурсу в зависимости от запроса вуза: с преподавателями, библиотекарями или студентами, чтобы сформировать у них навыки использования электронных изданий в учебном процессе, а также для осуществления контроля за использованием ресурсов в вузе. Этап обучения работе с ресурсами существенно влияет на их дальнейший спрос в вузе. Как правило ресурсы используются только тогда, когда они включены в учебно-методическую документацию кафедр, рекомендованы обучающимся для самостоятельной работы. Наиболее востребованы электронные книги, которые рекомендуются преподавателями на занятиях.

В течение периода подписки на ресурс мы предоставляем статистику его использования. Это происходит либо по запросу вуза, либо с согласованной периодичностью (например, ежемесячно). Анализ статистики использования ресурсов позволит вузу определить читательские интересы, оценить эффективность её ресурсной базы, а также спланировать дальнейшее приобретение именно тех ресурсов, которые реально востребованы и используются в учебном процессе.

Осуществляя поддержку наших ресурсов, мы сопровождаем наполнение и развитие электронной информационно-образовательной среды вуза, обеспечение соответствия фонда перечню учебных дисциплин вуза. По согласованию с библиотекой/вузом мы организуем и проводим обучение сотрудников библиотеки, преподавателей, студентов. Также мы реализуем образовательные программы, презентации, вебинары по ознакомлению с новыми ресурсами. Обширная электронная подписка порождает новую задачу — поиск эффективных методов управления, отбора, учёта электронных ресурсов. Именно для этого в международной практике используются различные информационные системы единого поиска — web-scaled search. Мы также предлагаем и осуществляем поддержку таких сервисов.